نبذة عن الإدارة

يتميز عصرنا الحديث بتواتر سريع لكميات الوثائق مما ساهم في ظهور مشاكل تراكم الوثائق والمستندات, وبدأت أماكن الحفظ تزدحم يوما بعد يوم, وباتت السيطرة على هذه الأرصدة ومعالجتها واسترجاعها عند الحاجة أمرا صعبا للغاية إن لم يكن مستحيلا في حالات عدة،  ذلك أن الدراسات أظهرت أن نصف الوقت يقضيه الموظف في مكتبه بين الحفظ والبحث عن الوثائق , مع تزايد الطلبات وتشعب الأنشطة وارتباطاتها ببعضها البعض، وتكدس الملفات الإدارية بالمكاتب تصبح الذاكرة البشرية غير قادرة على معالجة هذه الأرصدة الوثائقية، كما أن أدوات البحث الوثائقية هي الأخرى بات من الصعب إنشائها يدويا، لذلك كانت عمليات البحث بطيئة، وبالتالي تتعطل المصالح المرتبطة بالمعلومة، لذلك أنشأت إدارة الأرشفة الإلكترونية نظام لأرشفة الوثائق والمستندات والاحتفاظ بها على شكل ملفات الكترونية مما يسمح باستغلال الأماكن المخصصة لحفظ الوثائق الورقية مع إمكانية البحث عن هذه الوثائق والوصول لها بسرعة فائقة , ويمكن لكل مستخدم استعراض الوثائق حسب الصلاحيات الممنوحة له من قبل مدير النظام , كما يقوم النظام بحماية الوثائق من الضياع والتلف وعمل نسخ احتياطية .