|
لماذا تحتاج جامعة الملك عبد العزيز إلى الأرشفة الالكترونية
تزداد المستندات الورقية فى عددها زيادة هائلة نتيجة للتوسع الملحوظ في جميع القطاعات داخليا وخارجيا، كما أن زيادة عمر الجامعة تنتج عنه أعداداً كبيرة من المستندات , ومع استخدام النظم التقليدية "اليدوي" في حفظ واسترجاع وتداول تلك المستندات وما بها من معلومات، تم ظهور العديد من المشاكل التي تقف حائلاً أمام تنظيم أماكن الحفظ طول الوقت العاملون في تطبيق النظم لإدارة الملفات والمستندات واستخراج كافة المعلومات التي يمكن أن يتطلبها نظام العمل في الجامعة، ومن هذه المشاكل ما يلي:
- المكان:
يحتاج حفظ الملفات الورقية إلى مكان كبير وحيز ضخم لوضع معدات الحفظ المناسبة للملفات، وغالبا ما يكون هذا المكان غير متوفر في بعض القطاعات مما قد يؤدى إلى تكدس هذه الملفات، وبالتالي صعوبة حفظها، وأيضا استرجاعها وتداولها، وحتى في حالة توفر المكان الكبير فانه قد يكون غير مناسباً لحفظ تلك الملفات وقد تتعرض للتلف بسبب العوامل الطبيعية أو الكوارث الخارجة عن ارادتنا.
- الوقت:
فالنظام اليدوي بطيء للحصول على مستند قد يستغرق إلى فترة زمنية طويلة للبحث عنه والحصول عليه، وخاصة في حالة تكدس المستندات والملفات وعدم توافر المكان المناسب، مع عدم قلة عدد الموظفين
- العاملون:
نتيجة لصعوبة الحصول على الملفات والمستندات، واحتمالات فقدانها وتلفها، فإن ذلك لا يساعد الإدارة والعاملون على القيام بالأنشطة المختلفة من تسيير إجراءات العمل اليومية من تخطيط ورقابة واتخاذ قرارات، وبالتالي يعود على قطاعات الجامعة بالخسارة في الوقت والمجهود .
- النقل والتداول:
ونظراً لعدم توافر معدات نقل الملفات أو المستندات بما يتناسب مع شكلها وحالتها وما تحتويه من بيانات هامة أو حتى السرية، وحيث يصعب نقل الملفات والمستندات وتداولها من مكان حفظها إلى أماكن عملها إلا عن طريق العاملين أحيانا لا يقدرون أهمية تلك الملفات والمستندات وكيفية التعامل معها، مما يؤثر بالتالي على حركة سير العمل، بل وعلى الملفات والمستندات نفسها، وما يمكن أن تتعرض له من تلف أو ضياع أو تداخل فيما بينها أو حتى الاطلاع عليها بدون وجه حق.
سلبيات الأرشفة التقليدية داخل الجامعة:
ان الهدف النهائي من عملية الأرشفة الالكترونية هو عمليات الاسترجاع والتداول وإلى تقديم إجابات فورية ودقيقة من ضوء الوثائق والبيانات المخزنة في قاعدة البيانات، وذلك إلى جانب ميكنة الإجراءات لتوفير الوقت والجهد وضمان السرية عند التداول حيث من الممكن تحديد المسارات التي يتم من خلالها إنجاز الإجراءات داخل كل إدارة وقسم في الجامعة من خلال ما يسمى بالأرشيف الإلكتروني الذي يتناول إدارة البيانات والمستندات والوثائق داخل الجامعة منذ إنشاءها أو استقبالها حتى الانتهاء منها متفاديا بذلك العديد من مشاكل الأرشيف التقليدي .
وأيضا من سلبيات الأرشفة التقليدية داخل الجامعة:
w التداول اليدوي الذي يؤدى إلى تلف الأوراق المهمة أوالى فقدانها في كثير من الأحيان.
w البطء في العمل الجماعي وصعوبة تحديد المسؤوليات فيما بين الموظفين العاملين بالارشفة.
w الاعتماد الكلى على الأفراد في عمليات الأرشفة التقليدية والاسترجاع مما يجعلها مقصورة على أفراد معينين ومعتمدين بسبب الخبرات.
w عدم وجود طريقة علمية وملية لإصدار تقارير وإحصائيات عن الوثائق والمستندات وتصنيفاتها.
w وجود أعداد مكررة من الوثيقة الواحدة وفي أكثر من مكان ليمكن تداولها بين الأشخاص المعنيين بالموضوع والاضطرار إلى تصويرها عدة مرات أو إرسالها بالفاكس مما يعرض الوثيقة وخاصة السرية الاحتمالات الإطلاع عليها من قبل أشخاص ليس لهم صلاحية الاطلاع أو إبداء الرأي.
w عدم حفظ الوثيقة في المكان الصحيح أو إعادتها إلى المكان الأصلي قد يؤدى إلى فقدانها.
w وهناك مشاكل في التخزين الناتج عن تراكم المستندات مثل "التلف، تغيير لونها، الأتربة، التآكل... الخ).
w عدم وجود نظم أمان وسرية محكمة على المستندات.
w ضياع للوقت والمجهود في استرجاع المستندات والوثائق مما يؤثر في اتخاذ القرارات في الوقت المناسب.
عدم الوصول إلى كل أطراف الموضوع والبيانات والمستندات الخاصة به في الوقت المناسب لاتخاذ إجراء أو قرار فيه.
|